info-e-motion bei Microsoft

Microsoft hat die enge Kooperation mit der info-e-motion ausgebaut: Der Smartdesk der info-e-motion wird in der Zentrale in Berlin im Geschäftskundenbereich präsentiert. In Kombination mit dem Microsoft Surface wird der Smartdesk der info-e-motion zum Microsoft Surface Smartdesk. Das Surface wird hierbei als Tablet einfach in die Dockingstation am Smartdesk gesteckt und so zum Smartdesk aufgewertet. Der Anwender sieht seine eigenen Inhalte von seinem Surface auf dem Hauptbildschirm und auf dem in der Tischfläche eingelassenen Stift-Bildschirm. Er kann mit der gewohnten, klassischen Arbeitsweise mit Tastatur und Maus arbeiten oder in der modernen, kreativen Arbeitsweise mit Stift. Jedes Dokument kann so schnell mit dem Stift überarbeitet, freigegeben und kommentiert werden. Wie vom Papier gewohnt, nur eben auf digitalem Papier. Große Bildschirme, viel Anzeigefläche, direktes, intuitives Arbeiten. Durch die Höhenverstellung kann der Smartdesk an jede Sitz-und Steh-Höhe stufenlos angepasst werden. Ein flexibel nutzbarer Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter. Kommen Sie zu Microsoft, Unter denLinden. Schauen Sie sich den Microsoft Surface Smartdesk an. Erleben Sie die Einfachheit des Arbeitens.

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OneNote für alle!

OneNote kann inzwischen auf unterschiedlichsten Plattformen eingesetzt werden. Als Teil der Microsoft Office-Familie funktioniert OneNote natürlich auf allen Windows-Plattformen, also insbesondere auch unter Windows 7, Windows 8 und Windows RT (auch Windows Apps genannt). Zusätzlich kann OneNote aber inzwischen auch auf Nicht-Windows-Systemen eingesetzt werden: Auf dem Mac, dem iPad/iPhone und auch auf Android-Geräten wie z.B. den Samsung Galaxy Tabs. Die vollständige Funktionsvielfalt erhält man allerdings nur auf der Windows-Vollversion von OneNote. Alle anderen Versionen sind in den Funktionalitäten beschränkt oder gar deutlich reduziert.

Nur bei der Vollversion von OneNote unter Windows kann als Speicherort der OneNote-Notizbücher ein lokales Laufwerk oder auch ein Server-Laufwerk verwendet werden. Alle anderen Versionen speichern ihre Daten in der Microsoft-Cloud "OneDrive" (ehemals Skydrive). Hierzu gibt es von Microsoft grundsätzlich zwei Varianten von Onedrive: Eine für Privat-Anwender und eine für Business-Kunden mit professioneller Datenhaltung in Microsoft Sharepoint.

Auf den Geräten selbst unterscheiden sich die Versionen von OneNote dann insbesondere in den zur Verfügung stehenden Funktionen und hierbei ganz besonders in der integrierten Suchfunktion. Die Suche ist in der Vollversion von OneNote unter Windows am besten implementiert. Nur hier ist z.B. auch eine Suche in handschriftlichen Notizen möglich. Seit Mitte Februar unterstützen alle OneNote-Implementierungen die direkte Stifteingabe. Also auch auf dem iPad und den Android-Geräten wird inzwischen der Stift unterstützt. Als Teil der Microsoft Office-Familie ist OneNote in der Windows-Vollversion vollständig in die anderen Office-Produkte wie Outlook, Word und Excel integriert. So können hier Verknüpfungen zu Kontakten, Terminen, Aufgaben schnell erstellt werden und es können Mails direkt nach OneNote übergeben und somit organisiert werden. Dies funktioniert auf den anderen Plattformen nur sehr umständlich über Umwege. Eine weitere wichtige Funktion, die nur in der Windows-Umgebung zur Verfügung steht, ist das Drucken direkt nach OneNote. Alles, was bisher auf Papier gedruckt wurde, kann so schnell und direkt nach OneNote gedruckt werden. Die anderen Betriebssysteme bieten für das Drucken nach OneNote keine Unterstützung. Unter Android oder iOS lässt sich dann zwar in einigen Apps etwas an OneNote weitergeben, aber ein echtes Drucken nach OneNote, also eine Umlenkung beliebiger Ausgaben nach OneNote, gibt es nur in der Windows-Umgebung.

Empfehlung: Für die Nutzung im professionellen Umfeld empfehlen wir eine Windows-basierte Umgebung und dort dann die Vollversion von OneNote. Um die Informationen dann zusätzlich auf anderen Endgeräten wie Tablets, Smartphones anzuzeigen, reichen die OneNote-Versionen für diese Betriebssysteme aus. Mischumgebungen sind somit problemlos integrierbar und bieten so höchste Flexibilität für individuelle Einsatzumgebungen. Auch aufgrund dieser vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sollte vor der Entscheidung eine Analyse der Einsatzgebiete von OneNote durchgeführt werden.

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Die papierlose Buchhaltung

Die neue GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sagt, dass man seit Anfang des Jahres keine Papierbelege mehr aufbewahren müsste, sondern diese nach dem Scannen vernichten dürfe (unter der Voraussetzung der Einhaltung der in der GoB festgelegten Verfahrensweise). Dieses "ersetzende Scannen" birgt leider auch ein paar Verschärfungen bei der buchhalterischen Erfassung insbesondere bzgl. der kurzfristigen Erfassungspflicht. Die Vor- und Nachteile dieses ersetzenden Scannes muss jedes Unternehmen für sich selbst bewerten und dann entsprechend entscheiden. Da es aber schon heute eine deutliche Zunahme an digitalen Rechnungsbelegen gibt, stellt sich gar nicht mehr die Frage, ob ich bereit bin, digitale Belege zu bearbeiten: Ich bin dazu gesetzlich verpflichtet ansonsten müsste ich die Annahme von digitalen Rechnungen kategorisch ablehnen. Das ist sehr aufwändig (spätestens beim Kommunikationsanbieter). Vor allem vor dem Hintergrund, dass die Zahl der digitalen Rechnungsversender jetzt nochmals aufgrund der neuen GoB steigen wird: Ein Kampf gegen den Strom und die Strömung wird immer stärker! Es ist daher deutlich klüger, über ein digitales Belegwesen, über eine papierlose Buchhaltung nachzudenken. Seit vielen Jahren beraten wir Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung einer papierlosen Buchhaltung. Hierbei verbinden wir eine beliebige Buchhaltungssoftware mit den digitalen Belegen und schaffen so insbesondere auch den hohen Nutzen einer direkten Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem Beleg. Wer das mal selbst erlebt hat, will es nicht mehr missen: Keine Suche nach dem Beleg mehr. Keine Ungereimtheiten, die nicht sofort geklärt werden können. Hohe Transparenz. Sofortige Entscheidungsmöglichkeiten für Buchung, Freigabe, Bezahlung.

In einigen Betrieben benutzen wir hierzu die Standard-Werkzeuge Microsoft Excel und OneNote. Wir verbinden ein Rechnungseingangsbuch mit den in OneNote abgelegten Belegen. Ein Klick und der Beleg erscheint neben der Excel-Tabelle. Anmerkungen zu den Belegen werden dann direkt in OneNote durchgeführt: gebucht / geprüft / freigegeben / bezahlt. Einfach direkt auf dem digitalen Beleg. Sofort für alle erkennbar. Ohne eine neue Software erwerben zu müssen. Ohne ein DMS (wo das dann so einfach nicht funktionieren würde). Und sogar mit einem Stift direkt auf dem digitalen Beleg. So wie früher eben. Nur eben papierlos.

Im Januar haben wir hierzu wieder mal einen Workshop abgehalten und genau dieses System präsentiert. Einfach. Schnell. Komfortabel. Sofort umzusetzen und ohne weitere Investitionen in Hard- oder Software.

Ach übrigens: Der "Pendelordner" für den Steuerberater ist dann natürlich auch papierlos. Entweder per digitalem Upload auf das Portal vom Steuerberater oder als PDF-Mail-Pendelordner.

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Die papierlose Hausverwaltung

Hausverwaltungen haben viel Papier. Sehr viel Papier: Mieterakten, Objektakten, Verträge, Infos zur Liegenschaft, Reparaturaufträge, Versorger, Eigentümerinformationen, Betriebskostenabrechnungen, etc. etc. etc. Diese Papierwelt in die moderne digitale Welt zu transportieren ist mühsam und arbeitsintensiv. Wir haben hierbei eine mittelständische Hausverwaltung begleitet und mehrere hundert Objekt- und Mieterakten digitalisiert. Was waren die Ziele? Nun kurz gesagt: "Finden statt Suchen."

Auch in dieser Hausverwaltung lagen aktuellere Informationen meistens bereits digital vor. Diese in die klassische Papierwelt zu bringen ist aufgrund der wachsenden Menge an digitalen Informationen, wie z.B. Mails, aussichtslos. Daher werden meistens Mails, digitale Rechnungen, digitale Reparaturaufträge und und und schon lange nicht mehr gedruckt. Es entstehen somit zwei getrennte Ablagen: Papier und Computer. Wo nun was liegt, ist nicht vorhersagbar. Es hängt meistens vom Versender bzw. Empfänger ab: Die einen wollen alles digital und senden alles digital, die anderen wollen Papier und senden Papier und dann gibt es noch die breite Maße derer, die immer wieder mal einen Brief oder ein Fax senden aber sonst überwiegend per Mail kommunizieren. Wo soll ich suchen? Die meisten suchen erst digital, also im Dateisystem auf dem Server, im Mailsystem und den eigenen Dateien. Wenn sie da nichts finden, dann geht es ans Papier, also die Mieter- oder Objektakte. Wenn auch dort nichts zu finden ist, dann gibt es ja noch die Papierablageorte der Zentrale. Und dann noch die der Mitarbeiter. Also deren Fächer bzw. deren Schreibtisch. Das hält jung und ist gesund. Dauert bloß meistens sehr lange. Spätestens das Ordnungssystem des Kollegen zu durchschauen ("der hat sicher eins"), ist für Außenstehende nicht immer ganz einfach. Aber mit Geduld geht das schon, denn Papier ist ja geduldig. Leider ist der Mitarbeiter auf der Suche nach der Antwort nicht mehr ganz so geduldig und spätestens der Kostendruck der Verwalterhonorare zwingt den Inhaber der Hausverwaltung, diese Ungeduld zu maximieren… Wie wäre es da, wenn man komplett digital suchen könnte. Am besten so wie mit Google, nur eben nicht im Internet, sondern in den firmeneigenen Informationen, also konkret in ALLEN Dokumenten, Akten, Notizen, Reparaturen etc. Geht nicht? Oh doch, das geht! Und das sogar sehr einfach mit Werkzeugen, die Anwender von Microsoft Office bereits haben (oft ohne es zu wissen): Mit Microsoft OneNote. OneNote liest jedes Schreiben mit. OneNote nennt das "Indizieren" und weiß somit was wo steht. Ob das eine Mail, ein Brief, ein Handwerkerauftrag, eine Versicherungsnummer, eine Adresse, eine Vertragskennung oder was auch immer ist, das ist OneNote egal. Es liest einfach alles und indiziert fleißig. Es schafft ein Google für das Unternehmen. Ohne zu laufen und in Papierbergen zu suchen. Schnell. Sofort. Zum digitalen Weiterleiten auf Knopfdruck.

Eine papierlose Hausverwaltung kann sich auf das konzentrieren, wofür deren Kunden bezahlen: Auf den Nutzen für die Eigentümer und deren Mieter. Suchen war gestern: Finden ist heute.

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OneNote

Dokumente, Prozesse, Informationen.

DMS war gestern! IMS ist heute! "Sie müssen keine Dokumente managen, Sie sollten Informationen managen!" Ein IMS, also ein Informations-Management-System geht über das Dokument hinaus: Beim DMS, also dem Dokumenten-Management-System, steht die Form der Information also das Dokument im Vordergrund. Diese Form, z.B. Brief im DIN-A4-Format, ist aber nicht relevant, sondern einzig und allein der Inhalt. Wenn Sie Dokumente managen, dann organisieren Sie Informationen nach dem Äußeren und haben entsprechend Probleme mit nicht formatierten Informationen wie z.B. Mails, Notizen, Kurznachrichten und naturgemäß auch handschriftlichen Notizen. Ein IMS geht darüber hinaus: Es legt Informationen unabhängig von der Form der Information ab. Der Content, der Inhalt entscheidet, nicht die Aufarbeitung, nicht die Hülle. Das geht mit ganz einfachen Mitteln, die die meisten Anwender bereits haben, ohne es zu wissen: Mit Microsoft OneNote. OneNote ist ein IMS. Es ist OneNote egal, in welcher Form die Informationen vorliegen. OneNote ist auch ein DMS, wenn man das möchte: Es verwaltet auch die Dokumente in ihrer klassischen, an Papierformaten ausgelegten Form.

In einem mittelständischen Beratungshaus mit Sitz in Augsburg und Hamburg haben wir genau dies eingeführt: Ein IMS als Ersatz und Weiterentwicklung für ein DMS auf Basis von OneNote. Im Rahmen mehrere Workshops wurde hierzu das IMS konzipiert und realisiert. Die Mitarbeiter wurden dann in die Bedienung von Microsoft OneNote und in die nutzenorientierte Verwendung des IMS eingewiesen. Da OneNote Teil der Microsoft Office-Familie ist, ist die Nutzung ein kleiner Schritt, der gleichzeitige wirtschaftliche Nutzen für das Unternehmen aber ein Meilenstein.

OneNote. Mehr nicht, aber auch nicht weniger.

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Digitale Wohnungsabnahme

Hausverwaltungen sind immer wieder vor Ort in den Mieteinheiten und nehmen dort Informationen auf. Dies wird mit Stift und Papier, Kamera und Smartphone (für Kontakte / Termine) begleitet. Durch unser System "SmartOnSite" benötigt die von uns beratene Hausverwaltung hierzu nur noch ein Werkzeug: Das SmartTablet. Das SmartTablet ersetzt Stift und Papier durch digitalen Stift und digitales Papier. Das SmartTablet hat eine Kamera integriert mit der vor Ort Bilder erstellt werden. Damit gelangen diese Bilder zum einen direkt in die digitale Akte der Mieteinheit zum anderen lassen sich diese Bilder dann sofort mit dem digitalen Stift mit Anmerkungen und Markierungen versehen: "Hier ist die Stelle, die noch ausgebessert werden muss", "Hier ist das in der Wand verlegte Kabel", etc. Ein enormer Gewinn und eine Aufwertung der Bilder! Musste doch vorher immer versucht werden, im Nachhinein die Fotos der Kamera der Mieteinheit zuzuordnen und die handschriftlichen Notizen wiederum diesen Bildern, so geschieht das jetzt in einem Schritt vor Ort. Einfach und schnell. Eben smart. SmartOnSite, also Smart vor Ort.

Ach ja, die Adressdaten sind natürlich durch das SmartTablet auch vor Ort vollständig verfügbar, da das SmartTablet ja die vollständige Mieter- und Objektakte gespeichert hat. Die Kontaktdaten der Handwerker? Das Journal der letzten Vermietungen? Die mit Stift kommentierten Fotos vor und nach den Reparaturen? Die letzten Briefe der anderen Mieter im Objekt? Letzte Mails? Die Betriebskostenabrechnungen? Kein Problem: Die digitale Objektakte beantwortet dies sofort und vor Ort. Eben SmartOnSite.

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Digitales Autohaus

Ein großes Autohaus hat uns mit der Analyse des Verkaufsprozesses von Neufahrzeugen beauftragt. Pro Fahrzeugverkauf werden aktuell bis zu 80 Seiten Papier erzeugt und dies sogar an mindestens zwei Standorten (Verkaufsfiliale und Zentrale). Bei einem Fahrzeugverkauf von einigen tausend Fahrzeugen im Jahr sind das entsprechend einige hundert tausend Seiten Papier. Neben den Lager- und Archivierungsproblemen dieser Papiermengen offenbarte sich bei der Analyse insbesondere auch die Ineffizienz von papierbasierten Unterlagen bei der Bearbeitung an den beiden Standorten und beim Suchen nach Informationen.

Das von uns erarbeitete Lösungskonzept sieht die unternehmensweite Einführung einer vollständig digitalen Fahrzeugakte (DFA) vor. Dadurch können alle Beteiligte direkt und auch zeitgleich auf diese DFA zugreifen. Papierausdrucke und auch Kopien müssen nicht mehr angefertigt werden. 80% des Papiers, nämlich alles bis auf die als Urkunden erforderlichen Unterlagen, können in digitaler Form erstellt, gespeichert, bearbeitet und archiviert werden. Neben der offensichtlich Ersparnis an Papier, Toner, Ordner, Lagerkosten etc. wird der Verkaufsprozess dadurch zusätzlich erheblich transparenter und auch dadurch besser kontrollierbar: Die DFA ist standortübergreifend immer aktuell!

Zur Einführung der DFA starten wir jetzt in drei Standorten mit der Umstellung auf die DFA, bewerten dann die so gewonnenen Praxis-Erfahrungen und stellen dann im Nachgang alle anderen Standorte ebenfalls auf die DFA um.

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Ingenieurbüro digital

HOAI und digitales Papier? Ein Dream-Team!

 

Bei einem mittelständischen Ingenieurbüro aus dem Fachbereich der Statik wurde das digitale Papier eingeführt. Dieses Ingenieurbüro arbeitet ab sofort in allen Leistungsphasen der HOAI mit vollständig digitalen Unterlagen. Vorher war es nicht klar, wo eine Information zu finden war: Im Dateisystem des Servers oder auf der lokalen Festplatte, im eigenen Mailsystem oder in dem Mailsystem des Kollegen, in Papierform im Projektordner oder in Papierform auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeitern, etc. Diese Suche an unterschiedlichen Orten hat durch die unternehmensweite Einführung von OneNote ein Ende gefunden! Alles wird nach OneNote gelegt: Dateien, Dokumente, Mails, Briefe, Faxe, Zeichnungen, Berechnungen, ja sogar handschriftliche Notizen aus Bausitzungen, Besprechungen, Telefonaten. Alles an einem Ort und damit ist auch das Suchen von gestern: Einfach einen beliebigen Begriff eingeben und schon zeigt OneNote auf welchem Dokument und auf welcher Seite dies steht (und auch wer das wann dort abgelegt hat).

Durch die betriebliche Organisation, die sich auch bei diesem Ingenieurbüro an der HOAI orientiert, sind alle Informationen auch den Leistungsphasen zugeordnet. Ob Mails, Briefe, Faxe oder sonstige Notizen: Alles liegt da, wozu es gehört. Ein enormer Gewinn an Produktivität.

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SmartPaper| Mächtige PDF Dokumente

Ein führendes Bau- und Immobilientrocknungsunternehmen kam im letzten Monat auf uns zu und fragte eine Automatisierung und Modernisierung der aktuellen Aufnahmedokumente im PDF Format für Schadensfälle an. Nachdem die Dokumente gesichtet und dem Kunden eine Lösung präsentiert wurde, begannen wir mit der Arbeit. Nach rund einer Woche war der erste Schritt abgeschlossen und die neuen Dokumente waren fertiggestellt. Der Kunde war zwar zufrieden, doch ist man nun auf den Geschmack gekommen und wollte deutlich mehr. So sollte nun kurzer Hand der Angebotserstellungsvorgang vor Ort auf Knopfdruck erfolgen und ein Format für einen einfachen Import in das interne System ermöglicht werden. Also nahmen wir die Angebotsdokumente an uns und begannen wieder mit der Arbeit. Nach wieder rund einer Woche waren die Dokumente überarbeitet und eine automatische Angebotsgenerierung am Schadensort war nun möglich. Da der Kunde am Schadensort selbstverständlich ein baustellentaugliches Gerät mit einer Kamera benötigt und auch in die Dokumente handschriftliche Notizen machen können soll, wurde ein kleines leichtes und kostengünstiges Tablet von Lenovo mit einem zugelassenen Schutz-Rack sowie einer endoskopischen Kamera angeboten. Bis dahin nutzte der Kunde ein Android Tablet ohne Stift. Unser Angebot nahm der Kunde natürlich an und arbeitet seitdem mindestens 100% effizienter.

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SmartDevice | Tablet oder Laptop, das ist hier die Frage

Da mein bisheriger Entwicklungsrechner, ein HP Laptop mit 17 Zoll Bildschirmdiagonale, zum Ende des letzten Jahres hin erste Anzeichen von Altersschwäche aufzeigte, war ich gezwungen mich nach einem neuen Gerät umzusehen. Ich nutzte bis dahin die Kombination aus zwei Geräten, einem großen und leistungsstarken Laptop für das Büro mit der Möglichkeit der mobilen Nutzung, und einem kleinen, leichten und schwachen Windows Tablet mit Stift für Kundentermine, bei denen ich mir Notizen machen oder Entwürfe und Skizzen besprechen oder präsentieren konnte. Als ich mich dann im Netz umschaute, boten sich mir viele neue und interessante Möglichkeiten. Plötzlich gab es leistungsstarke Windows Tablets mit digitalem Stift von diversen Herstellern, die man durchaus mit einem zweiten Bildschirm an einer Dockingstation betrieben als vollen Ersatz für den Arbeitsplatz im Büro nutzen könnte. Mit 4 GB Ram, einem Core i5 und mit 128 GB SSD wäre dies durchaus denkbar gewesen, jedoch hat mich als alten Laptopfan ein anderes Angebot mehr gereizt. Zwei Geräte in einem, das war schon immer mein Traum! Robustheit in Qualität, Verarbeitung und Schutz, Performance selbst bei Video und Gaming und das Gewicht eines Tablets, das alles hat mich überzeugt. Lenovo hat mit dem Thinkpad Yoga Pro Convertible ein Gerät geschaffen, dass keine Wünsche offen lässt. Es hat in der größten Version einen Core i7 Prozessor der neusten Generation, 8 GB Ram und eine 256 GB große SSD Festplatte. Zudem ist es ein Ultrabook, hat ein 12,5 Zoll großes Full HD Display und ermöglicht mit seinem Mini HDMI Ausgang das Anschließen eines zweiten Displays. Zwei USB Anschlüsse, beleuchtete Tastatur, Multitouch und ein digitaler Stift von Wacom sind ebenfalls mit dabei. Nachdem man das Display komplett nach hinten umgeklappt und das Gehäuse die Tastatur automatisch verdeckt hat, kann man das dann ca. ein Zentimeter hohe Gerät als reines Tablet nutzen. Was will man mehr?

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SmartKnowledge | Vertrauen ist gut, Kontrolle dauert!

Eine leicht zu pflegende firmeninterne Wissensdatenbank und ein modernes Dokumentenverwaltungssystem, das waren die anfänglichen Wünsche eines Berliner Aktienbrokers. Als wir den Termin zur Aufnahme der genauen Anforderungen wahrnahmen und zugleich einige Beispielsysteme präsentierten, konnten wir den Kunden nicht nur für einen kostengünstigen SharePoint 2013 Server begeistern, sondern haben zudem noch die Möglichkeiten unserer eigenen Softwarelösungen für zukünftige Projekte aufzeigen können. In finaler Version ist es nun ein leichtes für den Kunden neue Mitarbeiter einzuarbeiten, die Informationen im Unternehmen untereinander zu teilen und sogar die Verfügbarkeit der eigenen Internetpräsens automatisiert zu testen und gewährleisten.

 

SmartTools – Kleine Tools, die Ihnen viel Arbeit abnehmen.

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SmartMoney | Business Apps sparen nicht nur viel Zeit sondern auch viel Geld ein

Zunächst sollte nur ein kleiner Mediencheck bei dem in Berlin ansässigen und weltweit Geldautomaten vertreibenden Unternehmen gemacht werden und man wollte untersuchen, wie man die täglich anfallenden Unmengen an Papier im Unternehmen ablösen könnte. Als Ergebnis dieser Analyse konnte dann durch die Einführung von Microsoft OneNote mit entsprechend konfigurierter Struktur nicht nur eine permanente achtzig prozentige Einsparung an Papier vorgenommen werden, es wurde zudem von den Mitarbeitern selbst festgestellt, dass man nun plötzlich die Informationen miteinander teilt. Somit weiß nun jeder Mitarbeiter durch das alleinige Starten von OneNote, was sich zuletzt geändert hat, was der aktuelle Stand und was für die Zukunft geplant ist. Dies war vorher nicht immer der Fall und kostete Ressourcen. Das ist aber noch nicht das Ende der Erfolgsgeschichte, denn der nächste Schritt brachte eine mehr als zehn prozentige Steigerung des Umsatzes oder anders gesagt, es konnten mehr als zehn Prozent Verlust vermieden werden. Die geschaffenen Apps für Import, Verwaltung und Auswertung bilden eine intelligente selbstständige Einheit und benachrichtigen die Mitarbeiter selbstständig, wenn ein Geldautomat defekt ist und nicht mehr auszahlt, ein Wartungsprozess zu lange dauert oder das Versenden von Geldkassetten nicht termingemäß abgeschlossen wurde.

 

SmartTools – Kleine Tools, die Zeit und Geld sparen.

 

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Wir renovieren | Aus alt mach neu!

Das ist kein Spruch für eine neue Werbekampagne eines Recyclingunternehmens sondern eine täglich praktizierte Lösung in der Anwendungsentwicklung. Unser Kunde, eine Ingenieurgesellschaft aus Berlin, stand eines schönen Tages vor der schweren Herausforderung, dass die intern programmierte Access Datenbank nicht mehr mit der aktuellen kurz zuvor gekauften Microsoft Office Version kompatibel war, sich nicht sauber konvertieren ließ und somit einer Modernisierung des Unternehmens im Wege stand. Zudem war der interne Entwickler für die weitere Programmierung nicht mehr verfügbar. Wir machten einen Vororttermin und ließen uns die Datenbank zeigen und erklären. Die Datenbank bestand aus mehreren Dateien und war sehr umfangreich mit Code, Abfragen und Formularen ausgestattet. Da eine genaue Aufwandsabschätzung vor Ort nicht möglich war, wurden die Dateien mitgenommen und im Büro genau analysiert. Bei Projektende konnte der Code in den Dateien zusammengefasst, aktualisiert und in das neue Office Format gespeichert werden. Weiterhin wurden neue Funktionen hinzugefügt und alte nicht mehr gebrauchte Funktionen bereinigt. Der Kunde konnte schließlich das neue Office doch einführen und mit der gewohnten Lösung weiterarbeiten.

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Malerbetrieb führt zentrales Informationsmanagement-System zur Auftragsbearbeitung ein

Der SmartTablet in Verbindung mit dem Microsoft Cloud Dienst “Office 365″ ermöglicht es den Mitarbeitern, jederzeit auf alle auftragsrelevanten Informationen zuzugreifen. Für die Angebotserstellung werden beim Interessenten vor Ort die Skizzen und Notizen mit dem Stift und der “digitalen Tinte” wie auf Papier angefertigt. Nachdem der Mitarbeiter die Informationen erfasst hat, werden diese mit Office 365 abgeglichen und stehen dem Büro zur Angebotserstellung umgehend zur Verfügung. Der Kunde erhält noch am selben Tag das Angebot und kann beauftragen.

 

Die Dokumentation im Rahmen der Auftragsabwicklung erfolgt ebenfalls mit dem SmartTablet. Dabei werden neben den handschriftlichen Notizen auch Fotos mit der integrierten Kamera direkt in das Informationsmanagement-System abgelegt. Somit liegen alle abrechnungsrelevanten Informationen vor. Eine aufwendige Nacherfassung zur Rechnungslegung entfällt. Durch die intuitive Bedienung des SmartTablet wird der administrative Aufwand erheblich minimiert.

 

SmartTablet – die optimierte Auftragsabwicklung für Handwerker

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SmartFlow | Suche neues Büro für mich und meine Aktenordner

Das hätte die Anzeige eines bekannten Berliner Hausverwalters im Stadtanzeiger sein können. Eine Regalfläche von ca. 10m², belegt mit Aktenordnern voller Papier, stach einem in die Augen, als man die Büroräume in Berlin Mitte betrat. Nach einer Workflow Analyse hat sich dann herauskristallisiert, dass genauso wie es meistens der Fall ist, auch hier nur die enthaltenen Informationen und nicht die Medien wichtig waren. Man hätte somit die unbrauchbaren und sperrigen Akten gleich vernichten können! Naja fast, denn die alten Akten müssen ja erst nach und nach digitalisiert werden und das braucht bei der Menge an Papier eben seine Zeit. Ein großer Erfolg ist es, denn es werden keine neuen Akten mehr angelegt. Jedenfalls fragte man sich dann nach dem digitalisieren, wie man nun mit dem digitalen Papier arbeiten kann und wie man einen solchen digitalen Ordner an jemanden zur Bearbeitung weitergibt. Woher weiß man dann wie der aktuelle Status ist und wann das Thema abgeschlossen und abgerechnet werden kann? Die Antwort auf diese Frage ist natürlich “SmartFlow”. Das ist ein Programm für Microsoft OneNote und erlaubt das Abbilden von Workflows im digitalen Papier. Man drückt einen digitalen Stempel auf, gibt die einzelnen Stationen, Verantwortlichkeiten und Fristen an und hat damit eine digitale Umlaufmappe geschaffen. Ein weiterreichen und zurückbringen des Ordners entfällt völlig, denn das passiert in OneNote automatisch. Es kann nun jeder zu jeder Zeit sehen, wie weit ein Vorgang ist und wer diesen gerade bearbeitet. Dabei besteht selbstverständlich die Möglichkeit nicht von den Aufgaben der anderen Mitarbeiter gestört zu werden und nur seine eigenen Aufgaben zu sehen.

 

SmartTools – Kleine Tools, die den Durchblick im Arbeitsleben ermöglichen.

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Wirtschaftsprüfungskanzlei führt SmartTablets ein

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sind zunehmend mobil unterwegs. Dabei ist der Zugriff auf alle relevanten Informationen zwingend erforderlich. Der SmartTablet bietet mit einem Gewicht von nur 900g den Komfort, Informationen sowohl mit dem Stift und der “digitalen Tinte” als auch mit Tastatur und Maus zu bearbeiten. Wie bei Papier, erfolgt die Lektüre von Gesetzestexten und Kommentaren komfortabel im Hochformat. Die Anmerkungen können mit der “digitalen Tinte” direkt auf das Portable Document Format (PDF) aufgetragen werden. So können Informationen schnell verdichtet und aufbereitet werden. Das SmartTablet basiert auf Windows 7 und genügt damit auch höchsten Ansprüchen an die Datensicherheit.

 

SmartTablet – der ideale Begleiter für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

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SmartTime | Das moderne, digitale und Touch-basierte Zeiterfassungssystem

Wenn die Mitarbeiter der Bundesgeschäftsstelle des größten Verbands des Mittelstandes morgens zur Arbeit kommen und die Büros am Leipziger Platz betreten, sehen sie lediglich ein großes Tablet auf dem Tresen der Anmeldung ausliegen. Mit einer simplen Wischgeste schieben sie den Bildschirmschoner zur Seite und scrollen mit dem Finger in der schon gestarteten App zu Ihrem eigenen Foto. Nach dem Tippen auf das Foto erscheint ein kleines Fenster, in das die Mitarbeiter ihren persönlichen PIN eingeben können. Schon wird die Arbeitszeit dokumentiert. Krankmeldungen, Abwesenheiten, Dienstgänge, und Pausen werden natürlich ebenso vom System sekundengenau erfasst und ermöglichen den entsprechenden Zuständigen eine schnelle Auskunft über den aktuellen Status des angefragten Mitarbeiters. Weiterhin können die aktuellen Zahlen zu Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder Überstunden sowie Infos zu Urlauben und Vertretungen über den Internetbrowser im SharePoint oder in einer weiteren App eingesehen werden. Die sonst so komplizierten Urlaubsanfragen und Urlaubsfreigaben gehören nun der Vergangenheit an und der Clou an dem System ist, dass man dieses eigentlich so komplexe Gebilde nur mit einem einzigen Microsoft Windows Tablet, einer Microsoft SQL Datenbank und der kleinen Software realisieren und sich damit Ausgaben für teure Hardwaresysteme sparen konnte.

 

SmartTools – Kleine Tools, die die Arbeitswelt ein wenig einfacher machen.

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Generalunternehmer organisiert und plant mit dem Smartdesk

Als Generalunternehmer müssen Angebote, Aufträge und Informationen zum Bauvorhaben schnell in der erforderlichen Qualität bearbeitet werden. Häufig liegen diese Informationen digital vor und werden zur Bearbeitung ausgedruckt. Mit dem Smartdesk wird der Druckvorgang überflüssig, denn die Bearbeitung erfolgt intuitiv mit dem Stift und der “digitalen Tinte”. Wie man es von Papier gewohnt ist. Die Verwaltung dieser Informationen erfolgt in einem Informationsmanagement-System. Dadurch liegen die Daten immer vollständig digital vor.

Für vor Ort Termine wird das Smarttablet eingesetzt. Durch diese mobile Lösung wird die Bauakte ausschließlich digital bearbeitbar. Dabei werden Berichte und Gutachten zum Bauvorhaben, die meist digital vorliegen, mit dem Stift und der “digitalen Tinte” kommentiert. In den Besprechungen selbst ist der Zugriff auf sämtliche Informationen der Besprechungsprotokolle dank des Informationsmanagement-Systems und der Suchfunktion im Sekundenbruchteil möglich. Gesucht wird auch in den handschriftlichen Anmerkungen!

 

Smartdesk und Smarttablet – ein starkes Team zur Produktivitätssteigerung.

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Offene Workshops – Microsoft OneNote als Informationsmanagement-System

Informationen haben in allen Unternehmen eine wichtige, zentrale Rolle. Wie kann ich die unüberschaubare Informationsflut beherrschen? Wie kann ich wichtige Informationen von unwichtigen trennen? Wie finde ich schnell und unkompliziert die richtige, jetzt gerade relevante Information? Und das überall und zu jeder Zeit? Welche Werkzeuge kann ich hierfür einsetzen? Welche Software? Ein Notebook? Oder einen Tablet wie iPad?

Aus 21 Jahren Erfahrung und ständiger Effizienzsteigerung gewähren wir Ihnen einen Blick hinter die Kulissen: Wie organisieren wir unsere Informationslandschaft? Warum setzen wir Microsoft OneNote, ein Standardprodukt der Microsoft Office Familie, als zentrales Werkzeug ein? Welchen Nutzen ziehen wir aus unserem Informationsmanagement? Warum arbeiten wir unternehmensweit zu 100% ohne Papier und setzen trotzdem einen Stift ein?

In regelmäßig stattfindenden Workshops präsentieren wir die faszinierenden Möglichkeiten heutiger Informationsmanagement-Systeme. Ein Workshop, der aus der Praxis der info-e-motion, der Zimmer-Gruppe und der Praxis vieler unserer Kunden kommt.

 

Zum unmittelbaren Umsetzen. Zum Nutzen für Sie.

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Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt