Papierloses Arbeiten

Der Weg zum papierlosen Büro

Papierloses Büro

Papierlos arbeiten: Geht das wirklich? Wir waren nicht sicher und haben es daher umgesetzt! Schnell ging das nicht, aber dafür nachhaltig. Unsere Unternehmensgruppe arbeitet inzwischen seit einigen Jahren vollständig papierlos: Alle Prozesse im Unternehmen basieren auf digitale Medien, insbesondere auf digitalem Papier. Die Realisierung war nicht einfach und auch nicht ohne Hürden. Es gab einige Herausforderungen. Rückblickend betrachtet, war es wohl der wichtigste Schritt hin zu einem optimierten, orts- und zeitunabhängig agierenden Betrieb.

Wie wir das gemacht haben? Nun insbesondere dadurch, dass wir den Stift als wichtiges Arbeitswerkzeug erhalten: Nur eben als digitaler Stift auf digitalem Papier.

 

Wie wir arbeiten?

Komfortabel. Modern. Effizient. Im Büro mit unserem SmartDesk:

 



Unterwegs mit unserem SmartTablet:

 


Wie setzen wir das bei unseren Kunden um?

Nach der grundlegenden Analyse der Arbeitsprozesse und der dabei eingesetzten Medien und Werkzeuge, unserer Work-Flow-Analyse, kommt die ergebnisorientierte Umsetzung. Hierzu gehören insbesondere der Postein- und ausgang, die Optimierung der internen Prozesse und die Anpassung und Optimierung der dabei eingesetzten Werkzeuge.



Posteingang

Post, die noch in Papierform eintrifft, wird gescannt und dann ausschließlich digital weiterbearbeitet. Das Original kann oder muss aufbewahrt werden, es ist allerdings nicht mehr für den betrieblichen Prozess erforderlich und gelangt somit sofort nach dem Digitalisieren ins Archiv. Hierzu verwenden wir OneNote als intuitiv nutzbares Dokumentenarchiv. Die Dokumente sind sofort direkt mit vollem Inhalt sichtbar und bearbeitbar. Wie bei "normalen" Papier. Wir reden hier dann von "digitalem Papier". Weitere Dokumente wie E-Mails, Faxe, Berichte, Notizen etc. werden ebenfalls direkt nach OneNote übergeben. Die Bearbeitung des Posteingangs wird dann auf dem digitalen Papier durchgeführt. Wie von Papier gewohnt mit einem digitalen Stift. Am komfortabelsten an unseren Smartdesks.

 


Postausgang

Wenn nicht unbedingt nötig werden anstelle von Papier nur noch digitale Dokumente versendet oder es wird gleich auf einer gemeinsamen Informations-Plattform gearbeitet. Der Postausgang ist digital. Der Empfänger braucht daher nicht Scannen sondern kann die Dokumente sofort digital weiterbearbeiten. Schnell und Effizient.



Interne Prozesse

Persönliche Notizen oder Mitschriften aus Meetings und Gesprächen werden in OneNote gemacht. Hierzu dienen unsere Smarttablets als mobile Geräte. Der Stift für die Notizen und OneNote als digitale Papierakte. Ein perfektes Team: Immer alles dabei, jederzeit und an jedem Ort bereit, Entscheidungen zu treffen.

 


Werkzeuge

Damit wir den täglichen Alltag im Büro ohne Papier meistern können, nutzen wir die folgenden Werkzeuge:

SmartDesk
SmartTablet
Microsoft OneNote, Outlook, Excel, Word, PowerPoint
Programm zur PDF-Bearbeitung
Unsere eigenen SmartTools
Scanner

 




Vorteile

Die Umstellung auf digitales Papier hat die folgenden Vorteile gegenüber dem analogen Papier:

  • Ortsunabhängigkeit
  • Schnelle Suche (selbst in den Handschriften)
  • Automatische Synchronisation der Änderungen
  • Gemeinsames und zeitgleiches Arbeiten im Team mit den Kollegen
  • Automatische Archivierung

Arbeiten Sie bereits papierlos?

Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt