Informationsmanagement

Unternehmerisches Handeln orientiert sich an Entscheidungen. Erfolg und Misserfolg basieren auf richtigen Entscheidungen. Entscheidungen, die schnell, fundamentiert und wirtschaftlich getroffen werden können. Die info-e-motion schafft Transparenz für den Informationsfluss in solchen Entscheidungsprozessen. Die info-e-motion schafft einen Entscheidungsraum mit genau den Informationen, die für eine schnelle, fundamentierte und wirtschaftliche Entscheidung erforderlich sind. Der Zugriff auf vollständig digital vorliegende Informationen und Wissen ist erheblich schneller als in der klassischen, papier- und damit ortsgebundenen Welt.


Die wirtschaftliche Planung, Beschaffung, Verarbeitung, Verteilung und Bereitstellung von Informationen ist für Unternehmen zum wesentlichen Wettbewerbsvorteil geworden. Die Kunden der info-e-motion handeln auf vollständig digital vorliegenden Informationen. Keine Medienbrüche durch unterschiedliche Informationsträger. Für das Verarbeiten der Information ist es gleichgültig, ob diese ursprünglich auf einem Papier, auf einem Fax, auf einer handschriftlichen Notiz, in einer Email, in einer Datenbank oder sonst wo gespeichert war. Wichtig ist der Wert der Information im Kontext der Aufgabenstellung, nicht der Informationsträger.


Mitarbeiter im heutigen Informations-Zeitalter unterliegen einem Informations-Overflow. Dieser Überfluss an Informationen bewirkt Unsicherheit bei der Entscheidungsfindung und erzeugt Stressempfinden bei den Menschen. Durch die info-e-motion wird mit gezielter Informations-Mitarbeitersteuerung dieser Informations-Overflow vermieden. Die richtige Art und Menge von Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Entscheidungsort, das ist das Ergebnis der info-e-motion.


Für das Informationsmanagement der Unternehmen wurden von uns gemeinsam mit unseren Kunden sehr viele Konzepte entwickelt. Kernziel ist es hierbei, die Informationstechnik zu einem persönlichen, digitalen Assistenten, den SmartAssistant, zu entwickeln. Wesentliche Komponenten dafür sind die Werkzeuge SmartDesk und SmartTablet und unsere SmartTools.

DMS / ECM

DMS – Dokumenten-Management-Systeme organisieren Dokumente. ECM – Enterprise Content Management kümmert sich um Inhalte in Unternehmen. Beide Systeme stellen also aus heutiger Sicht das Fundament für die Informationsverarbeitung in Unternehmen dar. Leider werden bei vielen Implementierungen solcher Systeme die Entscheidungsträger, die Anwender nicht in den Vordergrund gestellt. Unser Ansatz für die Schaffung einer Informations-Management-Plattform ist daher ein anderer: Wir starten bei allen Projekten immer mit dem Anwender.  Wir hinterfragen sein aktuell eingesetztes System und entwickeln es weiter.

Wir sind davon überzeugt, dass ein sich evolutionär, natürlich weiterentwickelndes System die beste Basis für unternehmensweiten Erfolg hat. Wie machen wir das? Wir analysieren die Arbeitsumgebung der Menschen an ihren aktuellen Wirkungsstätten. Hierzu gehört neben der IT-Welt mit Mails, Dateien, Informations-Portalen, Standard- und Branchenapplikationen insbesondere auch die papierbasierte Informationswelt. Diese papierbasierte Informationswelt analysieren wir hinsichtlich der eingesetzten Medien, der dazu verwendeten Werkzeuge wie Stift, Papier, Tacker, Locher, Ordner und auch der dabei zugrundeliegenden Arbeitsabläufe.

Diese Analyse nennen wir Work-Flow-Analyse. Das Ergebnis der Work-Flow-Analyse sind die Präsentation der Ergebnisse und ein Maßnahmenplan für mögliche Optimierungen. Beim Maßnahmenplan achten wir darauf, dass die Arbeitsweise der Menschen nicht wesentlich verändert wird, sondern nur durch moderne Medien und Werkzeuge in eine neue Stufe weiterentwickelt wird. Ein gutes Beispiel dafür ist das Ersetzen des klassischen Papier/Stift durch digitales Papier und digitalen Stift. Die Arbeitsweise bleibt dabei aber vollständig identisch: Der Mitarbeiter "druckt" nach wie vor Dokumente aus, nur eben nicht mehr auf physischem Papier sondern auf virtuellem.

Der Mitarbeiter bearbeitet aber diese Ausdrucke wie gewohnt durch Blättern mit dem Finger und Beschreiben mit einem Stift. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Einführung anderer DMS/ECM-Systeme: Wir lassen die Menschen in ihrer gewohnten Arbeitsweise und entwickeln nur die verwendeten Medien und Werkzeuge weiter. Der Mitarbeiter hat dadurch sofort den enormen Nutzen der digitalen Welt: Mobilität, das Papier ist überall und jederzeit verfügbar, Effizienz, die Prozesse im Unternehmen werden beschleunigt und Transparenz, jeder weiß welchen Stand ein Thema hat. DMS und ECM kann ganz einfach sein. Einfach für die Menschen und einfach für die Umsetzung.

 

Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt