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Die papierlose Buchhaltung

Die neue GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sagt, dass man seit Anfang des Jahres keine Papierbelege mehr aufbewahren müsste, sondern diese nach dem Scannen vernichten dürfe (unter der Voraussetzung der Einhaltung der in der GoB festgelegten Verfahrensweise). Dieses "ersetzende Scannen" birgt leider auch ein paar Verschärfungen bei der buchhalterischen Erfassung insbesondere bzgl. der kurzfristigen Erfassungspflicht. Die Vor- und Nachteile dieses ersetzenden Scannes muss jedes Unternehmen für sich selbst bewerten und dann entsprechend entscheiden. Da es aber schon heute eine deutliche Zunahme an digitalen Rechnungsbelegen gibt, stellt sich gar nicht mehr die Frage, ob ich bereit bin, digitale Belege zu bearbeiten: Ich bin dazu gesetzlich verpflichtet ansonsten müsste ich die Annahme von digitalen Rechnungen kategorisch ablehnen. Das ist sehr aufwändig (spätestens beim Kommunikationsanbieter). Vor allem vor dem Hintergrund, dass die Zahl der digitalen Rechnungsversender jetzt nochmals aufgrund der neuen GoB steigen wird: Ein Kampf gegen den Strom und die Strömung wird immer stärker! Es ist daher deutlich klüger, über ein digitales Belegwesen, über eine papierlose Buchhaltung nachzudenken. Seit vielen Jahren beraten wir Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung einer papierlosen Buchhaltung. Hierbei verbinden wir eine beliebige Buchhaltungssoftware mit den digitalen Belegen und schaffen so insbesondere auch den hohen Nutzen einer direkten Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem Beleg. Wer das mal selbst erlebt hat, will es nicht mehr missen: Keine Suche nach dem Beleg mehr. Keine Ungereimtheiten, die nicht sofort geklärt werden können. Hohe Transparenz. Sofortige Entscheidungsmöglichkeiten für Buchung, Freigabe, Bezahlung.

In einigen Betrieben benutzen wir hierzu die Standard-Werkzeuge Microsoft Excel und OneNote. Wir verbinden ein Rechnungseingangsbuch mit den in OneNote abgelegten Belegen. Ein Klick und der Beleg erscheint neben der Excel-Tabelle. Anmerkungen zu den Belegen werden dann direkt in OneNote durchgeführt: gebucht / geprüft / freigegeben / bezahlt. Einfach direkt auf dem digitalen Beleg. Sofort für alle erkennbar. Ohne eine neue Software erwerben zu müssen. Ohne ein DMS (wo das dann so einfach nicht funktionieren würde). Und sogar mit einem Stift direkt auf dem digitalen Beleg. So wie früher eben. Nur eben papierlos.

Im Januar haben wir hierzu wieder mal einen Workshop abgehalten und genau dieses System präsentiert. Einfach. Schnell. Komfortabel. Sofort umzusetzen und ohne weitere Investitionen in Hard- oder Software.

Ach übrigens: Der "Pendelordner" für den Steuerberater ist dann natürlich auch papierlos. Entweder per digitalem Upload auf das Portal vom Steuerberater oder als PDF-Mail-Pendelordner.

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Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt