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Die papierlose Hausverwaltung

Hausverwaltungen haben viel Papier. Sehr viel Papier: Mieterakten, Objektakten, Verträge, Infos zur Liegenschaft, Reparaturaufträge, Versorger, Eigentümerinformationen, Betriebskostenabrechnungen, etc. etc. etc. Diese Papierwelt in die moderne digitale Welt zu transportieren ist mühsam und arbeitsintensiv. Wir haben hierbei eine mittelständische Hausverwaltung begleitet und mehrere hundert Objekt- und Mieterakten digitalisiert. Was waren die Ziele? Nun kurz gesagt: "Finden statt Suchen."

Auch in dieser Hausverwaltung lagen aktuellere Informationen meistens bereits digital vor. Diese in die klassische Papierwelt zu bringen ist aufgrund der wachsenden Menge an digitalen Informationen, wie z.B. Mails, aussichtslos. Daher werden meistens Mails, digitale Rechnungen, digitale Reparaturaufträge und und und schon lange nicht mehr gedruckt. Es entstehen somit zwei getrennte Ablagen: Papier und Computer. Wo nun was liegt, ist nicht vorhersagbar. Es hängt meistens vom Versender bzw. Empfänger ab: Die einen wollen alles digital und senden alles digital, die anderen wollen Papier und senden Papier und dann gibt es noch die breite Maße derer, die immer wieder mal einen Brief oder ein Fax senden aber sonst überwiegend per Mail kommunizieren. Wo soll ich suchen? Die meisten suchen erst digital, also im Dateisystem auf dem Server, im Mailsystem und den eigenen Dateien. Wenn sie da nichts finden, dann geht es ans Papier, also die Mieter- oder Objektakte. Wenn auch dort nichts zu finden ist, dann gibt es ja noch die Papierablageorte der Zentrale. Und dann noch die der Mitarbeiter. Also deren Fächer bzw. deren Schreibtisch. Das hält jung und ist gesund. Dauert bloß meistens sehr lange. Spätestens das Ordnungssystem des Kollegen zu durchschauen ("der hat sicher eins"), ist für Außenstehende nicht immer ganz einfach. Aber mit Geduld geht das schon, denn Papier ist ja geduldig. Leider ist der Mitarbeiter auf der Suche nach der Antwort nicht mehr ganz so geduldig und spätestens der Kostendruck der Verwalterhonorare zwingt den Inhaber der Hausverwaltung, diese Ungeduld zu maximieren… Wie wäre es da, wenn man komplett digital suchen könnte. Am besten so wie mit Google, nur eben nicht im Internet, sondern in den firmeneigenen Informationen, also konkret in ALLEN Dokumenten, Akten, Notizen, Reparaturen etc. Geht nicht? Oh doch, das geht! Und das sogar sehr einfach mit Werkzeugen, die Anwender von Microsoft Office bereits haben (oft ohne es zu wissen): Mit Microsoft OneNote. OneNote liest jedes Schreiben mit. OneNote nennt das "Indizieren" und weiß somit was wo steht. Ob das eine Mail, ein Brief, ein Handwerkerauftrag, eine Versicherungsnummer, eine Adresse, eine Vertragskennung oder was auch immer ist, das ist OneNote egal. Es liest einfach alles und indiziert fleißig. Es schafft ein Google für das Unternehmen. Ohne zu laufen und in Papierbergen zu suchen. Schnell. Sofort. Zum digitalen Weiterleiten auf Knopfdruck.

Eine papierlose Hausverwaltung kann sich auf das konzentrieren, wofür deren Kunden bezahlen: Auf den Nutzen für die Eigentümer und deren Mieter. Suchen war gestern: Finden ist heute.

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Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt