OneNote

Dokumente, Prozesse, Informationen.

DMS war gestern! IMS ist heute! "Sie müssen keine Dokumente managen, Sie sollten Informationen managen!" Ein IMS, also ein Informations-Management-System geht über das Dokument hinaus: Beim DMS, also dem Dokumenten-Management-System, steht die Form der Information also das Dokument im Vordergrund. Diese Form, z.B. Brief im DIN-A4-Format, ist aber nicht relevant, sondern einzig und allein der Inhalt. Wenn Sie Dokumente managen, dann organisieren Sie Informationen nach dem Äußeren und haben entsprechend Probleme mit nicht formatierten Informationen wie z.B. Mails, Notizen, Kurznachrichten und naturgemäß auch handschriftlichen Notizen. Ein IMS geht darüber hinaus: Es legt Informationen unabhängig von der Form der Information ab. Der Content, der Inhalt entscheidet, nicht die Aufarbeitung, nicht die Hülle. Das geht mit ganz einfachen Mitteln, die die meisten Anwender bereits haben, ohne es zu wissen: Mit Microsoft OneNote. OneNote ist ein IMS. Es ist OneNote egal, in welcher Form die Informationen vorliegen. OneNote ist auch ein DMS, wenn man das möchte: Es verwaltet auch die Dokumente in ihrer klassischen, an Papierformaten ausgelegten Form.

In einem mittelständischen Beratungshaus mit Sitz in Augsburg und Hamburg haben wir genau dies eingeführt: Ein IMS als Ersatz und Weiterentwicklung für ein DMS auf Basis von OneNote. Im Rahmen mehrere Workshops wurde hierzu das IMS konzipiert und realisiert. Die Mitarbeiter wurden dann in die Bedienung von Microsoft OneNote und in die nutzenorientierte Verwendung des IMS eingewiesen. Da OneNote Teil der Microsoft Office-Familie ist, ist die Nutzung ein kleiner Schritt, der gleichzeitige wirtschaftliche Nutzen für das Unternehmen aber ein Meilenstein.

OneNote. Mehr nicht, aber auch nicht weniger.

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Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt