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SmartFlow | Suche neues Büro für mich und meine Aktenordner

Das hätte die Anzeige eines bekannten Berliner Hausverwalters im Stadtanzeiger sein können. Eine Regalfläche von ca. 10m², belegt mit Aktenordnern voller Papier, stach einem in die Augen, als man die Büroräume in Berlin Mitte betrat. Nach einer Workflow Analyse hat sich dann herauskristallisiert, dass genauso wie es meistens der Fall ist, auch hier nur die enthaltenen Informationen und nicht die Medien wichtig waren. Man hätte somit die unbrauchbaren und sperrigen Akten gleich vernichten können! Naja fast, denn die alten Akten müssen ja erst nach und nach digitalisiert werden und das braucht bei der Menge an Papier eben seine Zeit. Ein großer Erfolg ist es, denn es werden keine neuen Akten mehr angelegt. Jedenfalls fragte man sich dann nach dem digitalisieren, wie man nun mit dem digitalen Papier arbeiten kann und wie man einen solchen digitalen Ordner an jemanden zur Bearbeitung weitergibt. Woher weiß man dann wie der aktuelle Status ist und wann das Thema abgeschlossen und abgerechnet werden kann? Die Antwort auf diese Frage ist natürlich “SmartFlow”. Das ist ein Programm für Microsoft OneNote und erlaubt das Abbilden von Workflows im digitalen Papier. Man drückt einen digitalen Stempel auf, gibt die einzelnen Stationen, Verantwortlichkeiten und Fristen an und hat damit eine digitale Umlaufmappe geschaffen. Ein weiterreichen und zurückbringen des Ordners entfällt völlig, denn das passiert in OneNote automatisch. Es kann nun jeder zu jeder Zeit sehen, wie weit ein Vorgang ist und wer diesen gerade bearbeitet. Dabei besteht selbstverständlich die Möglichkeit nicht von den Aufgaben der anderen Mitarbeiter gestört zu werden und nur seine eigenen Aufgaben zu sehen.

 

SmartTools – Kleine Tools, die den Durchblick im Arbeitsleben ermöglichen.

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Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt