Prozessoptimierung

Prozessoptimierung

Jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass der Kunde (mindestens) den versprochenen Nutzen erhält. Hierzu hat jedes Unternehmen vordefinierte Arbeitswege, also Prozesse (in Verwaltungen oft "Vorgänge" genannt). Am Ende des Prozesses steht immer der Nutzen für den Kunden. Aus dem, was in das Unternehmen reinkommt, also dem Input, erzeugt das Unternehmen etwas, was es wieder verlässt, also Output. Dazwischen liegen Prozess-Schritte. Diese Prozess-Schritte können bei allen Unternehmen optimiert werden, so dass idealerweise ein Flow entsteht: Input - Flow - Output. Bei klassischen Betrieben war es oft Input - Work - Output, bei uns ist es Input - Flow - Output, denn wir verwandeln Work in Flow: Wir automatisieren und optimieren. Arbeit fließt dann und Menschen entscheiden "nur" noch: …and your work flows.

 

 

Input bedeutet bei Unternehmen heutzutage auch Posteingang und darin enthalten ist der Rechnungseingang. Output bedeutet entsprechend auch Post- und Rechnungsausgang. Für den Input muss jedes Unternehmen einen klar definierten Prozess der Bearbeitung haben. Der Kern dieses Prozesses ist hierbei unabhängig vom Medium des Inputs, also unabhängig davon, ob der Input Brief, Fax, Mail, Persönlich, social media, oder sonst wie zum Unternehmen gelangt ist. In der klassischen, papierlastigen Welt hat man diesen Prozess „Posteingangsbearbeitung“ genannt und er ist meistens getrennt von der Bearbeitung digitaler Dokumente. In der modernen Welt, der digitalen Welt, ist das der Input-Prozess. Der Input-Prozess definiert, was mit der eingegangenen Information passiert, wie diese weiterbearbeitet, in ein Nutzen-Ergebnis aufgewertet und letztlich archiviert wird. Der erste Schritt im Input-Prozess ist die Harmonisierung des Mediums, d.h. der Input wird in eine einheitliche, digitale Form gebracht: Papierbasierte Dokumente wie Briefe, Lieferscheine, Notizzettel werden digitalisiert und mit den anderen bereits digital vorliegenden Informationen zusammengeführt. In vielen Unternehmen gibt es hier noch immer eine Trennung zwischen der Papierwelt und der digitalen Welt. Wir lösen diese Trennung auf.

 

Die weitere Bearbeitung im Unternehmen ist dann völlig unabhängig vom ursprünglichen Medium: Sie ist immer digital. Dies gilt insbesondere auch für die Bearbeitung der Informationen mit einem Stift, also dem Aufbringen von Anmerkungen (Annotationen), dem Überarbeiten von Dokumenten und natürlich auch dem Freigeben bzw. Unterschreiben von Dokumenten. Dies geschieht bei uns ebenfalls auf digitalen Dokumenten mit einem digitalen Stift. Es gibt also auch hier keinen Medienbruch: Der Prozess bleibt somit zu jeder Zeit mobil - ich muss keine Akten transportieren -, effizient - ich kann unverzüglich Entscheidungen treffen - und transparent - ich weiß zu jedem Zeitpunkt in welchen Status sich der Prozess befindet.

 

Der Output des Unternehmens entsteht grundsätzlich bei der Lieferung von Produkten oder der Erbringung von Leistungen. Dies gilt auch für Verträge und Ausgangsrechnungen: Auch diese Dokumentarten entstehen 100%ig digital und bleiben auch in der digitalen Welt: Der Druck auf klassischem Papier ist schlichtweg nicht erforderlich.

 

Neben der Optimierung des Prozesses selbst lassen sich aber auch Input- und Output-Prozesse automatisieren: Eine Posteingangsbearbeitung und eine Postversandstelle werden in modern aufgestellten Unternehmen vom Computer ausgeführt. Bei großen Inputmengen lohnt sich die Automatisierung sehr schnell auch aus wirtschaftlicher Sicht. Bei kleinen Mengen schafft eine Automatisierung Sicherheit und Einfachheit. Beim Output, beim Versenden von Informationen, entscheidet der Empfänger, also der Kunde, wie er gerne diese Informationen erhalten möchte: Digital oder klassisch auf Papier. Als Mail, im Portal, als Kurznachricht oder gar per persönlicher Übermittlung. Diesen Kommunikationsweg hinterlegen wir im Computer so dass jeder Kunde genau das und dies genau so bekommt, wie er es möchte.

 

Wir analysieren Ihre Unternehmensprozesse und die dabei eingesetzten Medien und Werkzeuge. Wir optimieren Ihren Unternehmensprozesse durch die Harmonisierung der eingesetzten Medien und der Verbesserung der verwendeten Werkzeuge. Wir verwandeln Arbeit in automatisiert erzielbare Ergebnisse. Wir ändern Ihre Arbeits-Welt: …and your work flows.

Ihr Nutzen

  • Den gesamten Arbeitsplatz immer dabei
  • Alle Vorgänge unterwegs bearbeiten
  • Unternehmens-Prozesse beschleunigen
  • Briefe digital lesen und versenden
  • Den Workflow im Team überblicken
  • Immer wissen wo was liegt